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Diese 7 funktionen sollte eine buchhaltungssoftware haben

Was sind 7 Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware beinhalten sollte?

Eine Buchhaltungssoftware ist eine beliebte Software für Selbstständige oder Unternehmen, die ihre Buchhaltung einfach halten möchten.

Ein hochwertiges Buchhaltungsprogramm zeichnet sich durch eine einfache Abwicklung sowie eine schnelle und einwandfreie Leistung bei der Buchung von Geschäftsfällen aus. Es erleichtert das Erstellen von Rechnungen und Belegen sowie das Verbuchen von Zahlungseingängen und -ausgängen. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass Steuern und Abgaben bezahlt, Daten übertragen und aussagekräftige Berichte erstellt werden. Geschäftsfälle können mit wenigen Mausklicks automatisch erfasst, verarbeitet und verwaltet werden. Das reduziert den Zeitaufwand erheblich und minimiert die Fehlerhäufigkeit. Die zugrunde liegenden Gesetze werden ständig aktualisiert, um Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden. Folgende Kriterien sollte eine Buchhaltungssoftware erfüllen.

  1. Belegeingabe

Für die Beweiskraft der korrekten Buchführung lautet der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“. Aus diesem Grund müssen alle Belege und auch deren Aufbewahrung so gestaltet sein, dass die Buchhaltung z.B. von einem Betriebsprüfer innerhalb kürzester Zeit nachvollziehbar ist. Sollte bei einer Betriebsprüfung festgestellt werden, dass Buchungen ohne dazugehörige Belege durchgeführt wurden, was auch für nicht mehr vorhandene Belege gilt, dann ist es dem Finanzamt gestattet, die Aufwendungen nicht anzuerkennen, und das führt dann zu einer Erhöhung des Gewinns. Tritt der schlimmste Fall ein, dann kann sogar vom Finanzamt die komplette Buchführung als nichtig erklärt werden und das führt dann zu einer Schätzung des Gewinns.

  1. Schnittstelle zu DATEV

In regelmäßigen Abständen werden Buchungen an einen Steuerberater übergeben. Dieser wird meistens beauftragt, den jährlichen Gewinn zu ermitteln, den Jahresabschluss aufzustellen und die Steuererklärungen an das Finanzamt zu übermitteln. Die Verarbeitung der Buchungssätze und die Überführung in das DATEV-Format übernimmt im Buchhaltungsprogramm die DATEV-Schnittstelle.

  1. Umsatzsteuervoranmeldung

Mit der Umsatzsteuervoranmeldung berechnet der Unternehmer seine Umsatzsteuer sowie die Vorsteuer selbst und schickt diese dann an das Finanzamt.

Der Abgabetermin für die UStVA ist immer der 10. Tag im Folgemonat. Hier muss natürlich gewährleistet sein, dass Kunden einer Buchhaltungssoftware dies schnell und einfach über das Programm erledigen können. Denn wenn man die Frist zur Anmeldung der Umsatzsteuer versäumt, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen.

  1. BWA

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) listet alle Erträge und Kosten auf, die ein Unternehmen oder Selbstständiger innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gemacht hat.

Die BWA bezieht sich in der Regel auf die laufenden Daten aus der Finanzbuchhaltung. Anders als in der Bilanz, die erst nach einigen Monaten zeitverzögert erstellt wird, kann die BWA die Zahlen zur aktuellen Lage des Unternehmens bereitstellen. Die BWA lässt sich einfach und schnell verfassen. Damit hat man alle Zahlen, wie z.B. Wareneinsatz und Umsatz, direkt verfügbar. Die Erstellung einer BWA in einer Buchhaltungssoftware verursacht keine zusätzlichen Kosten.

  1. Bankimport MT940

MT940 ist der SWIFT-Standard zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszugsdaten. Eine MT940-Datei beinhaltet alle relevanten Informationen zu getätigten Banktransaktionen. Darüber hinaus wird er beim Online-Banking als Schnittstelle zur Buchhaltung verwendet, um Kontoauszugsdaten weiterzuverarbeiten. Für Unternehmen ist es praktisch Kontoauszüge direkt online abzurufen. Um jederzeit den Überblick über die Buchungen zu behalten, sind das regelmäßige Abrufen und Kontrollieren der Kontobewegungen sehr wichtig. Hiermit behält man seine Finanzen im Blick und spart sich Zeit.

Durch die Schnittstelle in einer Buchhaltungssoftware können digitale Bankauszüge weiterverarbeitet werden. Diese können eingelesen und gebucht werden. Durch das MT940 Format wird die Buchhaltung erheblich erleichtert.

  1. GDPdU-Export

Bei der GDPdU handelt es sich um die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Im GDPdU-Export findet man alle Dateien und Informationen, welche man im Falle einer Betriebsprüfung zur Verfügung stellen muss. Zurzeit sind folgende Dateiformate zulässig:

  • Access
  • ASCII Delimited
  • ASCII feste Länge
  • ASCII-Druckdateien
  • dBase
  • EBCDIC Daten
  • Excel
  • Lotus 123
  • SAP/AIS-Dateien
  • AS/400-Datenbeschreibungen in RDE-Datenbeschreibungen Konvertierung ist möglich.
  1. Objekt- und Nutzerrechte

Mit Objekt- und Benutzerrechten können Zugriffe auf Funktionen und Modulen in einer Buchhaltungssoftware eingeschränkt werden. Gibt es mehrere Userzugriffe auf das Buchhaltungssystem, ist dies besonders nützlich, wenn z.B. Praktikanten nicht auf sensible Auswertungsdaten zugreifen dürfen. Diese können dann unzugänglich gemacht werden. Beim Programmstart wird dann der Benutzername und das zugehörige Passwort abgefragt. 

Eine Buchhaltungssoftware muss gewisse Anforderungen mit sich bringen und bestimmte Funktionen vorweisen können, damit es eine gute Buchhaltungssoftware ist. Dennoch sollte man hier auch auf einen guten Kundensupport und eine Anwenderfreundliche Software achten.

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