Rechnungs-prüfung in Deinem Unternehmen
So kannst du den Ablauf optimieren und effizienter gestalten
Warum es wichtig ist, einen passenden Workflow zur Prüfung von Rechnungen im Unternehmen zu etablieren
In der Rechnungskontrolle müssen verschiedene Dinge beachtet werden; werden diese im Ablauf der digitalen Rechnungsprüfung außer Acht gelassen, mündet dies in aller Regel in höherem Verwaltungsaufwand. Hierzu zählen neben gesetzlichen Vorgaben auch interne Prüfungsvorgaben sowie verschiedene Genehmigungslevel in der Zahlungsfreigabe. Mit der Definition eines Workflows ist sichergestellt, dass sämtliche Prüfungsschritte durchlaufen werden.
Ein Workflow bezeichnet die Automatisierung eines Geschäftsprozesses und organisiert beispielsweise die Weitergabe von Informationen oder Dokumenten von einem Mitarbeiter zum anderen. Mithilfe von Workflows können Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und Fehlerquellen vermieden werden.
Eine gute Organisation ist in der Kreditorenbuchhaltung das A und O. Wenn Rechnungen schnell bearbeitet und bezahlt werden, besteht beispielsweise die Möglichkeit, Skonto in Anspruch zu nehmen: Händler gewähren einen Preisnachlass, wenn die Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist bezahlt wird.
Abgesehen davon gestalten Workflows die Arbeit natürlich auch effizienter, wodurch Zeit gespart werden kann. Und zu guter Letzt verhindert ein etablierter Workflow, dass Rechnungen liegenbleiben, übersehen oder nicht richtig abgelegt werden, was zu Mehrkosten und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt zu Problemen führen kann. Insofern ist es wichtig, Bearbeitungsschritte und Zuständigkeiten festzulegen und beizubehalten.
Moderne Buchhaltungsprogramme lassen das Erstellen von Workflows zu. invoice verfügt über einen eigenen Workflow-Designer, mit dessen Hilfe Prozesse flexibel definiert werden können. Vom Benutzers können Workflows vollständig konfiguriert werden – einfach und mühelos. Unterstützt werden neben dem 4-Augen-Prinzip unter anderem die Bankverbindungsprüfung oder die Buchungsvalidierung.
Mithilfe von finception invoice kann die gesamte Kreditorenbuchhaltung in Workflows abgebildet werden: Vom Eingang der Rechnungen über deren Erfassung und Prüfung bis hin zur Freigabe, Kontierung, Buchung und Ablage.
Digitale Rechnungsprüfung: Beispiel für den Ablauf der Rechnungskontrolle
Ist die Führung eines Rechnungseingangsbuches Pflicht?
Im Handelsgesetzbuch unter § 238 Abs. 1 HGB wird die sogenannte Buchführungspflicht erläutert: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“
Das Rechnungseingangsbuch ist – neben anderen Grundbüchern wie beispielsweise dem Kassenbuch – ein wichtiger Bestandteil der besagten Buchführung. Es besteht jedoch keine Pflicht ein Rechnungseingangsbuch zu führen. Im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder externe Wirtschaftsprüfungen hilft das Rechnungseingangsbuch aber dabei nachzuweisen, wann gebuchte Rechnungen tatsächlich eingegangen sind. Insofern empfiehlt es sich auf jeden Fall, explizit über die Eingangsrechnungen Buch zu führen.
Vor allem elektronische Rechnungseingangsbücher bieten außerdem noch viele weitere Vorteile. Die Eingangsrechnungen können zentral und revisionssicher archiviert werden. Mithilfe von Suchfunktionen in elektronischen Rechnungseingangsbüchern können auch ältere Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden, sobald sie jemand benötigt.
Rechnungen bleiben seltener liegen, indem mithilfe der Rechnungseingangssoftware Workflows zum Begleichen der Rechnungen etabliert werden können. Durch die automatische Erkennung von Rechnungsnummern kann auf Duplikate hingewiesen werden, was das doppelte Zahlen von Rechnungen verhindert. Beides spart Zeit und natürlich auch Kosten.
Checkliste Rechnungen: Diese Angaben sind erforderlich
Das Ausstellen von Ausgangsrechnungen ist für Unternehmen Pflicht und gesetzlich im HGB geregelt. Es gibt beispielsweise gesetzliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen. Welche Angaben auf einer Rechnung erforderlich sind (Pflichtangaben einer Rechnung) ist im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UstG) geregelt. Bei den Pflichtangaben handelt es sich um
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmens, das Ware geliefert oder eine Leistung erbracht hat
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmens, das Ware oder eine Leistung erhalten hat
- die vom Finanzamt erteilte Steuernummer des Rechnungsstellers
- das Ausstellungsdatum der Rechnung (Belegdatum oder Rechnungsdatum)
- eine ausgestellte Rechnungsnummer, die eindeutig dieser Rechnung zugeordnet werden kann und Teil eines fortlaufenden Rechnungsnummernkreises ist
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
- Zeitpunkt der Leistungserbringung (Leistungsdatum)
- den Rechnungsbetrag inklusive ausgewiesener Umsatzsteuer
- den geltenden Steuersatz und den Steuerbetrag
Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Eingangsrechnungen zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt dabei mit Schluss des Kalenderjahres (siehe § 257 Abs. 5 HGB). Mithilfe von Buchhaltungssoftware können Belege revisionssicher archiviert werden und sind so jederzeit auffindbar. finception invoice verfügt über ein revisionssicheres Archiv einschließlich Volltextsuche. Die umfangreiche Recherchefunktion ermöglicht es dem Nutzer, in Sekundenschnelle Dokumente zu finden.
Mehr Skonto und weniger Mahngebühren
Mit einem vorgegebenen Workflow erhalten Rechnungen einen Bearbeitungsrahmen, den sie nicht verlassen können. Das bedeutet, dass sämtliche Rechnungen gewisse Schritte durchlaufen müssen, damit die korrekte Bearbeitung sichergestellt ist. Der Ablauf der Rechnungsprüfung ist somit klar geregelt. Dies sorgt nicht nur für eine ordnungsgemäße Bearbeitung, sondern ebenfalls für einen erheblich schnelleren Durchlauf der Rechnung – Es gibt weniger Rückfragen und klare Aufgaben.
Optimaler Überblick im Rechnungseingangsbuch
Ein digitaler Workflow ist in verschiedene Teilprozesse unterteilt. Rechnungen werden in diesen Teilprozessen bearbeitet. Um die Übersicht zu behalten, muss also jederzeit erkennbar sein, in welcher Aktion sich eine Rechnung gerade befindet und wer der aktuelle Bearbeiter ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass Aufgaben erledigt werden und die Rechnungen nachverfolgt werden können.
Aufgaben der Rechnungsprüfung bzw. der Rechnungskontrolle
Im Rahmen des Rechnungseingangsbuches gibt es verschiedene Aufgaben, die im Rahmen der sachlichen und rechnerischen Prüfung erfolgen müssen. Nur mit Erfüllung dieser Aufgaben erreicht das Rechnungseingangsbuch seinen vollen Nutzen. Unsere Lösung für das digitale Eingangsrechnungsmanagement finception invoice kann bei diesen Aufgaben unterstützen.
Aufgaben
- Wurden die gesetzlichen Vorgaben der Rechnungsstellung eingehalten?
- Stimmen die Errechnung der Rechnungssumme (Summe aller Positionen + Steuerbetrag)?
- Ist die gesetzliche MwSt. auf der Rechnung ausgewiesen?
- Stimmen die Rechnungspositionen mit den Angaben auf dem Lieferschein überein?
- Wurden die Leistungen erbracht, die lt. Bestellung angefordert worden sind?
- Wurden an der gelieferten Ware Schäden oder Mängel festgestellt? Wenn ja, wie ist der weitere Vorgang?
- Kann beim Lieferanten eine Gutschrift angefordert werden oder muss eine Rechnungskorrektur erfolgen?
- Muss die Rechnung zusätzlich von der Geschäftsführung zur Zahlung freigegeben werden?
- Sind die Zahlungs- und Skontobedingungen wie vereinbart auf der Rechnung angegeben?
Die Definition eines Workflows muss all diese Aufgaben berücksichtigen und deren Erledigung sicherstellen können. Nur so kann vermeiden werden, dass Mehraufwand und zusätzliche Kosten entstehen.
Rechnungseingangsbuch: Analog vs. digital
Der digitale Wandel macht auch bei Eingangsrechnungen kein Halt: Viele Unternehmen haben bereits die Vorteile einer digitalen Rechnungsbearbeitung für sich erkannt und haben ihre Prozesse digitalisiert.
Analog
- Aufbewahrung in Leitz-Ordnern frisst Lagerkapazität
- Gefahr von doppelten Rechnungen und Doppelüberweisung
- Zahlungsverzug durch langen Rechnungsprüfungsdurchlauf
- Manuelle Belegerfassung und langwieriges Eintippen von Daten
- Unstrukturierter Rechnungseingang
- Langwierige und unklare Prozesse
- Unterschriftensammlungen und Haftnotizen, die abfallen
Digital
- Aufbewahrung im digitalen, revisionssicheren Archiv
- Automatische Erkennung doppelter Rechnungen
- Skontonutzung und Zahlungsziel schnellem Rechnungsdurchlauf
- OCR-Volltexterkennung und automatische Erfassung
- Flexibler Rechnungseingang, digital, zentral oder dezentral
- Klare und einfache Prozessdokumentation
- Digitale Signatur sowie digitale Haftnotiz und Stempel
Noch Fragen?
Du hast noch offene Fragen zum elektronischen Rechnungseingangsbuch oder möchtest Dir finception invoice mal ansehen?
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