Wie lange dauert die Bearbeitung einer Eingangsrechnung?
So hoch ist die Bearbeitungszeit einer Eingangsrechnung
Die Bearbeitung einer Eingangsrechnung vom Eingang über die Prüfung bis zur Zahlung nimmt oft mehrere Werktage in Anspruch. Zu beachten ist nicht nur der Standardprozess in der Rechnungsprüfung, sondern auch die abweichende Prozesskette. Diese kommt in folgenden Fällen zur Anwendung:
- Rückfrage zur Rechnung an den Lieferanten nötig
- Rechnung ist nicht mehr auffindbar
- Rechnung muss korrigiert und neu ausgestellt werden
- Rechnung muss von mehreren Abteilungen geprüft werden
- uvm.
Somit kann die Bearbeitungsdauer je Rechnung stark variieren. Gerade Rechnungen mit vielen Positionen benötigen besonders viele Ressourcen.
So viele Minuten dauert die Bearbeitung einer Rechnung
Aus den Erfahrungen in unseren Digitalisierungsprojekten können wir ableiten, dass die Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Durchschnitt ca. 25 Minuten dauert. Die Bearbeitungsdauer kann sich je nach Sachverhalt und Umfang der Rechnung stark unterscheiden. Auch der Workflow und die Anzahl der Prozessbeteiligten spielt bei der Bearbeitungsdauer eine wichtige Rolle. Gibt es in der Prüfung ein 4-Augen-Prinzip, nimmt der Freigabeprozess wesentlich mehr Zeit in Anspruch. Aus der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer von 25 Minuten können wir nun die Personalkosten für die Bearbeitung der Eingangsrechnung ableiten:
Beispiel: Bearbeitung von 300 Rechnungen im Monat
Um die Personalkosten für die Bearbeitung der Eingangsrechnung zu ermitteln, müssen wir diese erst auf die Bearbeitungsdauer runterbrechen:
Gehalt Mitarbeiter in der Verwaltung monatlich: 3000€ Brutto
zzgl. Personalnebenkosten: 3900€
Personalkosten pro Tag (geteilt durch 21 Werktage im Monat) = 186€ / Tag
Personalkosten pro Stunde (geteilt durch 8 Stunden pro Tag) = 23€
Personalkosten für eine Rechnung (23 / 60 * 25) = 9,60€
Die Personalkosten für die Bearbeitung einer Eingangsrechnungen belaufen sich also auf 9,60€.
Tatsächliche Kosten für die Eingangsrechnungs-bearbeitung
Werden nun 300 Rechnungen im Monat bearbeitet entstehen Kosten in Höhe von 2880€.
Durch die Verwendung einer Eingangsrechnungssoftware dauert die Bearbeitung einer Eingangsrechnung nur noch ca. 6 Minuten.
Wiederholen wir die Berechnungsschritte von oben erhalten wir Personalkosten in Höhe von 2,30€ für die Bearbeitung einer Eingangsrechnung, was einer Einsparung von ca. 76% entspricht.
Bei der Bearbeitung von 300 Eingangsrechnungen im Monat bedeutet das Personalkosten i.H.v. 690€.
Kosten für eine digitale Eingangsrechnungssoftware
Nun müssen wir noch die Kosten für die Nutzung der Eingangsrechnungssoftware dazuaddieren. Die Kosten für die Software belaufen sich je nach Anbieter auf 450€ – 600€ pro Monat für eine SaaS-Lösung (Software as a Service). Bei einer SaaS-Lösung sind Lizenzen, Hosting und Wartung inklusive.
Somit haben wir Gesamtkosten i.H.v. 1290€ pro Monat für die Bearbeitung von 300 Eingangsrechnungen (Personalkosten 690€ + 600€ Softwarekosten)
Die Nutzung einer digitalen Rechnungseingangssoftware rentiert sich also ab dem ersten Monat. Die Amortisationszeit verlängert sich, wenn Sie Softwarelizenzen kaufen, da in der Regel ein einmaliger Investitionsbetrag fällig wird.
Andere Studien kommen auf noch höhere Bearbeitungskosten pro Eingangsrechnung. So hat weist die IHK Südlicher Oberrhein Prozesskosten in Höhe von insgesamt 17,60€ pro Eingangsrechnung aus (Quelle).
Lohnt sich also der Kauf einer Eingangsrechnungssoftware?
Die Nutzung einer Eingangsrechnungssoftware lohnt sich im Regelfall ab dem 1. Monat, auch wenn Kosten für Schulung und Onboarding anfallen. In der Gegenüberstellung zeigt sich, dass sich bei einer SaaS-Lösung die monatlichen Kosten immens verringern.
Gesamtkosten Rechnungsbearbeitung in Papier bei 300 Rechnungen im Monat:
2880€
Gesamtkosten Rechnungsbearbeitung digital bei 300 Rechnungen im Monat:
ca. 1290€
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Neben immenser Kosteneinsparung hat die digitale Rechnungsverwaltung weitere Vorteile. Lesen Sie diese in unserem Blog “Digitale Rechnungsprüfung – so geht’s!”
Somit haben wir Gesamtkosten i.H.v. 1290€ pro Monat für die Bearbeitung von 300 Eingangsrechnungen (Personalkosten 690€ + 600€ Softwarekosten)
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