Eingangsrechnungen digital prüfen
Ganzheitliche digitale Rechnungsverarbeitung
Digitalisiere deine Rechnungsprüfung
finception invoice ermöglicht es dir, den gesamten Prozess rund um die Eingangsrechnungsbearbeitung in deinem Unternehmen zu beschleunigen sowie zu vereinfachen. Mit einem digitalen Workflow profitiert dein gesamtes Team von effizienter Zusammenarbeit, transpartenten Prozessen und Schonung wertvoller Ressourcen. Dabei reduzierst du unternehmensweit den Papierverbrauch treibst die digitale Transformation voran.
Deine Benefits
- Nahtlose Integration in ERP- oder Fibu-Software
- Automatische Beleg- und Volltexterkennung
- Prüfungsworkflow ab Auslieferung integriert
- Verknüpfung mit Lieferscheinen und weiteren Anhängen
- Revisionssicheres und digitales Archiv
- Kontaktpunkte mit deinen Lieferanten
- Belege empfangen per Scan, E-Mail oder Drag&Drop
Digitales Archiv
Alle Belege werden direkt nach dem Einlesen im revisionssicheren Archiv abgelegt. Dank der umfangreichen Recherchefunktion inkl. Volltextsuche findest Du Belege in Sekundenschnelle.
Workflow Designer
Deine Prozesse können eins zu eins in der Software abgebildet werden. Dabei kannst Du Regeln sowie Bedingungen hinterlegen und Berechtigungen auf Gruppenebene steuern. Ganz ohne Programmierung!
Belegerkennung
Mithilfe künstlicher Intelligenz erkennt finception invoice automatisch diverse Belegdaten und fügt diese in die Erfassung ein wie bspw. den Lieferanten, die Belegnummer und Rechnungsbeträge.
Arbeiten wie auf Papier
Digital zu arbeiten war noch nie so einfach. Sämtliche Schreibtisch-Tools stehen Dir in finception invoice zur Prüfung und Bearbeitung Deiner Rechnungen zur Verfügung.
Berechtigungskonzept
Zugriff und Bearbeitung der Belege im Workflow werden mit unserem Rechtesystem verwaltet. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und eine optimierte Aufgabenverteilung.
Prozessdokumentation
Sämtliche Prozessschritte werden zu den Belegen dokumentiert. So ist die gesamte Prozesskette mit allen beteiligten Personen jederzeit nachvollziehbar. Revisionssicherheit garantiert!
Umsatzsteigerung durch Digitalisierung
35%
29%
Prozesse automatisieren
Heutzutage erleben wir noch immer sehr analoges Arbeiten. Nur wenige Dinge funktionieren automatisch. Dabei können wir mithilfe von Prozessautomatisierung verschiedenste Aufgaben steuern und mit Regeln versehen, ohne selbst Hand anlegen zu müssen.
Der in finception invoice integrierte Workflow-Designer ermöglicht die Konfiguration eigener Workflows mit selbst definierten Prozessschritten und Bedingungen. Ausgewählte Prozessketten werden nur durchlaufen, wenn entsprechende Bedingungen erfüllt sind. Einmal definiert geht der Beleg automatisch seinen Weg.
Kommunikationspunkte vereinfachen die Informationsweitergabe
Die Kommunikation mit Lieferanten kann einfach und unkompliziert – oder schwierig und nervenaufreibend sein. Bei Letzterem kostet es dich nicht nur viel Energie und Zeit, sondern auch Geld. Denn bei Rückfragen oder Klärung eines Sachverhalts kann sich der Zahlungsvorgang verzögern. Das Resultat: Die erste Mahnung liegt schnell auf dem Tisch. Kommt dies nicht nur bei einem, sondern regelmäßig bei mehreren Lieferanten vor, wird auch die Verwaltung und Kontrolle dieser Rechnungen zur echten Herkules-Aufgabe.
Wir geben deinem Team Tools an die Hand, mit denen ihr nicht nur stressfrei und unkompliziert Kontakt mit euren Lieferanten aufnehmen könnt, sondern ebenfalls interne Sachverhalte schnell und einfach abklärt. Die verschiedenen Kommunikationspunkte in der Software erstellen sind schnell und einfach auszuführen. Beispielsweise kannst du einen Zugriffslink für Externe Personen generieren und diesen per E-Mail weiterleiten.
Gelebte Digitalisierung
Arbeiten auf Papier ist gängige Praxis, aber längst nicht mehr zeitgemäß. Immerhin kann jeder Bearbeitungsschritt auf Papier in finception invoice digital erfolgen – sei es das Aufdrucken eines Stempels, die Kontrolle von Positionen oder das Ankleben einer Haftnotiz.
Das digitale Arbeiten bringt noch weitere Vorteile mit sich: Das Suchen nach Belegen wird um ein Vielfaches vereinfacht. Diverse Filter und unsere Volltextsuche helfen Dir dabei einen Beleg in Sekundenschnelle zu finden. Des Weiteren ist jeder ausgeführte Prozessschritt in der Nachverfolgung des Beleges erkennbar. So ist jederzeit nachvollziehbar, WER einen Beleg WANN und WIE bearbeitet hat. Auf physischer Ebene unvorstellbar.
Digital prüfen mit nützlichen Tools
- Zugriff von überall dank Cloud-Technologie
- Revisionssicheres Archiv inkl. Dokumentenversionierung
- Dokumente teilen mit Liefranten für Rückfragen
- Stempel und Notizen auf die Rechnung aufbringen
- Volltextsuche in Dokumenten und Akten
- Weitere Dokumente an die Rechnung anhängen
- Hinweistext für nächsten Bearbeiter hinterlegen
- Textstellen mit Textmarker hervorheben
- Aufgabe an vorherigen Bearbeiter zurückgeben
- Zusätzliche Seiten erstellen
- 4-, 6,- oder 8-Augen Prinzip automatisch einleiten
- Elektronische Buchungsübergabe an Fibu- oder ERP-System
- Lokaler Dokumentenexport jederzeit möglich
