finception invoice
Deine Software für die digitale Rechnungskontrolle. Gestalte Workflows, Prozessketten und bring‘ Ordnung in dein Archiv!
Wenn diese Punkte auf Dich und dein Unternehmen zutreffen brauchst du unsere Software:
- Du arbeitest mit Papierbelegen
- Du archivierst Deine Rechnungen in Ordnern
- Du musst häufig Rückfragen an Deine Lieferanten stellen und ggf. Rechnungen kürzen
- Du und Deine Kollegen verbringen viel Zeit mit Verwaltungsprozessen
- Dein Unternehmen hat mehrere Standorte
- Du hast in der Vergangenheit die ein oder andere Rechnung doppelt bezahlt
- Du verlierst den Überblick über Deine noch offenen Rechnungen
- Dein Unternehmen arbeitet mit Prüfungs-, Freigabe- und Genehmigungsverfahren
- Du druckst digital erhaltene Rechnungen aus
- Du möchtest Prozesse vereinfachen und optimieren
finception invoice
- Integration in verschiedene Buchhaltungs- und ERP-Programme möglich
- Automatische Beleg- und Volltexterkennung
- Viele Workflows ab Auslieferung integriert
- Eigene Dokumententypen, bspw. Bestellscheine
- Eigener Workflow-Konfigurator
- Ein auf Dich zugeschnittenes Produktpaket
- Revisionssicheres und digitales Archiv
- Gutschrift anfordern per Knopfdruck
- E-Mail Rückfrage an Lieferanten und Kollegen direkt aus der Software heraus
- Individuelles Benutzer- und Rechtekonzept
- uvm.
Key-Features, die Deinen Arbeitstag erleichtern
Ein Auszug der Features, mit denen finception invoice deine Belegbearbeitung auf das nächste Level hebt
Digitales Archiv
Alle Belege werden direkt nach dem Einlesen im revisionssicheren Archiv abgelegt. Dank der umfangreichen Recherchefunktion inkl. Volltextsuche findest Du Belege in Sekundenschnelle.
Workflow Designer
Deine Prozesse können eins zu eins in der Software abgebildet werden. Dabei kannst Du Regeln sowie Bedingungen hinterlegen und Berechtigungen auf Gruppenebene steuern. Ganz ohne Programmierung!
Belegerkennung
Mithilfe künstlicher Intelligenz erkennt finception invoice automatisch diverse Belegdaten und fügt diese in die Erfassung ein wie bspw. den Lieferanten, die Belegnummer und Rechnungsbeträge.
Arbeiten wie auf Papier
Digital zu arbeiten war noch nie so einfach. Sämtliche Schreibtisch-Tools stehen Dir in finception invoice zur Prüfung und Bearbeitung Deiner Rechnungen zur Verfügung.
Berechtigungskonzept
Zugriff und Bearbeitung der Belege im Workflow werden mit unserem Rechtesystem verwaltet. Das sorgt für klare Zuständigkeiten und eine optimierte Aufgabenverteilung.
Prozessdokumentation
Sämtliche Prozessschritte werden zu den Belegen dokumentiert. So ist die gesamte Prozesskette mit allen beteiligten Personen jederzeit nachvollziehbar. Revisionssicherheit garantiert!
Disruption in der Rechnungsbearbeitung
Die Verwaltung, Erfassung und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen und dazugehörigen Belegen (bspw. Liefer- und Bestellscheine) ist arbeitsintensiv und zeitaufwändig. Zumindest ohne finception invoice.
Der digitale Wandel hat bereits begonnen: Es ist ein Unding geworden Zeit und Ressourcen für langwierige Verwaltungsprozesse aufzuopfern, wenn sie an anderer Stelle viel dringender gebraucht werden. Die Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen und weiteren Belegen muss unkompliziert, automatisiert und digital erfolgen. Die Frage ist nicht „ob“, sondern „wann“ – Wir sagen: So schnell wie möglich!
Deshalb packen wir dieses Problem mit finception invoice an: Endlich Schluss mit hohem Verwaltungs- oder Archivieraufwand.
Überzeuge Dich selbst! Hier kannst Du direkt eine Softwarepräsentation buchen, in der wir Dir sämtliche Funktionen vorstellen und Deine Fragen beantworten.
Hier kannst du unser Whitepaper als PDF zum digitalen Rechnungseingag herunterladen
Prozesse automatisieren
Heutzutage erleben wir noch immer sehr analoges Arbeiten. Nur wenige Dinge funktionieren automatisch. Dabei können wir mithilfe von Prozessautomatisierung verschiedenste Aufgaben steuern und mit Regeln versehen, ohne selbst Hand anlegen zu müssen.
Der in finception invoice integrierte Workflow-Designer ermöglicht die Konfiguration eigener Workflows mit selbst definierten Prozessschritten und Bedingungen. Ausgewählte Prozessketten werden nur durchlaufen, wenn entsprechende Bedingungen erfüllt sind. Einmal definiert geht der Beleg automatisch seinen Weg.
Kommunikationspunkte vereinfachen die Informationsweitergabe
Die Kommunikation mit Deinen Lieferanten kann einfach und unkompliziert – oder schwierig und nervenaufreibend sein. Bei Letzterem kostet es Dich nicht nur viel Energie und Zeit, sondern auch Geld. Denn bei Rückfragen oder Klärung eines Sachverhalts kann sich der Zahlungsvorgang verzögern. Das Resultat: Die erste Mahnung liegt schnell auf dem Tisch. Kommt dies nicht nur bei einem, sondern regelmäßig bei mehreren Lieferanten vor, wird auch die Verwaltung und Kontrolle dieser Rechnungen zur echten Herkules-Aufgabe.
Wir geben Dir Tools an die Hand, mit denen Du nicht nur stressfrei und unkompliziert Kontakt mit Deinem Lieferanten aufnehmen kannst, sondern ebenfalls interne Sachverhalte schnell und einfach abklärst. Die verschiedenen Kommunikationspunkte in der Software erstellen Aufgaben, sodass Du alle offenen Klärungen überblickst. Beispielsweise kannst Du direkt in finception invoice eine E-Mail generieren und eine Gutschrift bei Deinem Lieferanten anfordern oder eine Haftnotiz für den nächsten Bearbeiter auf den Beleg drucken.
Gelebte Digitalisierung
Arbeiten auf Papier ist gängige Praxis, aber längst nicht mehr zeitgemäß. Immerhin kann jeder Bearbeitungsschritt auf Papier in finception invoice digital erfolgen – sei es das Aufdrucken eines Stempels, die Kontrolle von Positionen oder das Ankleben einer Haftnotiz.
Das digitale Arbeiten bringt noch weitere Vorteile mit sich: Das Suchen nach Belegen wird um ein Vielfaches vereinfacht. Diverse Filter und unsere Volltextsuche helfen Dir dabei einen Beleg in Sekundenschnelle zu finden. Des Weiteren ist jeder ausgeführte Prozessschritt in der Nachverfolgung des Beleges erkennbar. So ist jederzeit nachvollziehbar, WER einen Beleg WANN und WIE bearbeitet hat. Auf physischer Ebene unvorstellbar.
Digital prüfen mit nützlichen Tools
- E-Mail Rückfragefunktion mit PDF-Rechnung im Anhang
- Rechnung mit oder ohne Anmerkungen anhängen
- Rechnungskorrektur
- Gutschrift anfordern
- Kontierungsstempel aufdrucken
- Haftnotizen erstellen und aufdrucken
- Hinweistext für nächsten Bearbeiter hinterlegen
- Aufgabe an vorherigen Bearbeiter zurückgeben
- 4-, 6,- oder 8-Augen Prinzip automatisch einleiten
- Textstellen mit Textmarker hervorheben
- Weitere Dokumente anhängen
- Zusätzliche Seiten erstellen
- Mehrere Belege gleichzeitig freigeben
