Belegmanagement mit System: So behalten Sie den Überblick in der Buchhaltung
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- Lesezeit: 5 Minuten
- Autor: Jessica Coskun
- Tags: aufbewahrung von belegen, belege, buchführung
Inhalte in diesem Blogbeitrag
Welche Belege braucht die Buchhaltung?
Die Buchhaltung ist das Herzstück jedes Unternehmens und ist dafür verantwortlich, dass die Finanzen in Ordnung sind. Eine genaue Buchhaltung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Finanzen im Griff hat. Dazu gehört auch die richtige Aufbewahrung von Belegen.
Allgemeine Belege
Allgemeine Belege sind die grundlegenden Dokumente, die für die Buchhaltung benötigt werden. Dazu gehören:
- Quittungen: Quittungen bestätigen den Kauf von Waren oder Dienstleistungen und sollten immer aufbewahrt werden. Sie sollten das Datum, den Namen des Anbieters, den Preis und die Art des Produkts oder der Dienstleistung enthalten. Quittungen sind ein wichtiger Belegtyp, da sie die Ausgaben des Unternehmens belegen.
- Verträge: Verträge legen die Bedingungen und Vereinbarungen zwischen den Parteien fest. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Rechnungen und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Es ist wichtig, dass Verträge alle Bedingungen und Vereinbarungen enthalten, damit sie im Streitfall als rechtsgültig angesehen werden können. Verträge können z.B. sein: ein Mietvertrag, ein Lizenzvertrag, ein Pachtvertrag usw.
- Rechnungen: Rechnungen sind detaillierte Aufschlüsselungen der Waren oder Dienstleistungen, die gekauft wurden. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Kontoauszügen und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Eine korrekte Rechnung sollte den Namen des Anbieters, die Art der Dienstleistung oder des Produkts, das Datum der Rechnung, den Preis und die Mehrwertsteuer enthalten. Unterschieden wird hier zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Eingangsrechnungen:
Definition: Eingangsrechnungen sind Rechnungen, die du als Unternehmen von deinen Lieferanten oder Dienstleistern erhältst.
Spezifikationen: Sie enthalten Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen, die du gekauft hast. Eingangsrechnungen sollten klar den Rechnungsbetrag, die Zahlungsfrist und die Bankverbindung des Lieferanten angeben. Es ist wichtig sicherzustellen, dass Eingangsrechnungen ordnungsgemäß ausgestellt sind, um Vorsteuerabzüge geltend machen zu können.
Nummerierung: Die Nummerierung von Eingangsrechnungen ist in der Regel nicht so streng geregelt wie bei Ausgangsrechnungen. Dennoch ist es ratsam, sie chronologisch oder anderweitig eindeutig zu kennzeichnen, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten.
Ausgangsrechnungen:
Definition: Ausgangsrechnungen sind Rechnungen, die du als Unternehmen an deine Kunden oder Klienten ausstellst.
Spezifikationen: Sie sollten alle relevanten Details zu den verkauften Produkten oder erbrachten Dienstleistungen enthalten. Ausgangsrechnungen müssen den Rechnungsbetrag, die Zahlungsfrist und deine eigene Bankverbindung klar angeben. Bei bestimmten Geschäftsbereichen können zusätzliche Angaben wie Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer, Leistungszeitraum oder Projektnummer erforderlich sein.
Nummerierung: Ausgangsrechnungen müssen oft fortlaufend nummeriert werden, um eine lückenlose Nachverfolgung zu ermöglichen und potenzielle Manipulationen zu verhindern. Diese Nummerierung sollte eindeutig sein und kann beispielsweise mit einem spezifischen Präfix versehen werden, um sie von anderen Rechnungsarten zu unterscheiden.
Die klare Unterscheidung zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Einhaltung der spezifischen Anforderungen für jede Art von Rechnung sind entscheidend für eine ordnungsgemäße Buchführung und die Einhaltung von steuerlichen Vorschriften.
Steuerbelege
Steuerbelege sind für die Buchhaltung unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommt. Dazu gehören:
- Steuererklärungen: Steuererklärungen geben die Höhe der Steuern an, die ein Unternehmen gezahlt hat. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Steuerbescheiden und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Eine korrekte Steuererklärung sollte alle gezahlten Steuern und Abgaben sowie alle steuerfreien Einnahmen des Unternehmens enthalten.
- Gehaltsabrechnungen: Gehaltsabrechnungen geben die Höhe der Steuern und Abgaben an, die ein Unternehmen im Namen seiner Mitarbeiter gezahlt hat. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Steuerbescheiden und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Eine korrekte Gehaltsabrechnung sollte den Namen des Mitarbeiters, das Bruttoeinkommen, die Abzüge, die Nettozahlung und die gezahlten Steuern enthalten.
- Steuerbescheide: Steuerbescheide geben an, wie viel Steuern ein Unternehmen zahlen muss. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Planung zukünftiger Steuerzahlungen helfen können. Ein korrekter Steuerbescheid sollte den Namen des Unternehmens, die Höhe der zu zahlenden Steuern, das Datum und die Frist für die Zahlung enthalten.
Sonstige Belege
Es gibt auch andere Belege, die für die Buchhaltung wichtig sein können, je nach Art des Unternehmens. Dazu gehören:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Kontoauszügen und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte den Namen des Mitarbeiters, das Bruttoeinkommen, die Abzüge, die Nettozahlung und die gezahlten Steuern enthalten.
- Bankauszüge: Bankauszüge sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über ausreichende Mittel verfügt. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Kontoauszügen und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Ein korrekter Bankauszug sollte den Namen des Kontoinhabers, das Datum, den Kontostand, die Kontobewegungen und die damit verbundenen Gebühren enthalten.
- Inventarlisten: Inventarlisten sind wichtig, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über ausreichende Warenbestände verfügt. Sie sollten immer aufbewahrt werden, da sie bei der Überprüfung von Kontoauszügen und anderen Buchhaltungsunterlagen helfen können. Eine korrekte Inventarliste sollte den Namen des Unternehmens, die Anzahl und Art der Waren, den Wert und das Datum enthalten.
Die Aufbewahrung von Belegen
Die Aufbewahrung von Belegen ist eine wichtige Aufgabe für Unternehmen, und sie kann sowohl in digitaler als auch in Papierform erfolgen. Die digitale Belegaufbewahrung bietet jedoch einige Vorteile gegenüber der traditionellen Papierform.
Zum Beispiel können digitale Belege leichter organisiert, durchsucht und archiviert werden. Ein Beispiel hierfür wäre die Eingangsrechnung: Durch die Digitalisierung können Unternehmen Eingangsrechnungen schnell scannen oder elektronisch empfangen, sie in einem digitalen System speichern und sie später einfach abrufen, durchsuchen und mit anderen relevanten Dokumenten verknüpfen, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.
Fazit
Eine genaue Buchhaltung ist unerlässlich für jedes Unternehmen. Indem Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Belege aufbewahren, können Sie sicher sein, dass Ihre Buchhaltung korrekt ist. Die Checkliste der Belege, die ich Ihnen vorgestellt habe, ist nicht vollständig, da die Anforderungen je nach Art des Unternehmens unterschiedlich sein können.
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