KI-gestützte Automatisierung für Buchhaltung und Finance-Prozesse.
finception finOps verbindet strukturierte Workflows, eigene Regeln, einen persönlichen KI-Agenten je Gesellschaft und wiederverwendbare Playbooks.
Heute unterstützt finOps bereits KI-gestützte Rechnungsverarbeitung, Kontierung, Finance-Analysen und regelbasierte Prüfprozesse. Schrittweise wird diese Architektur auf weitere Finance-Prozesse wie Monats- und Jahresabschluss, Zahlungsläufe und individuelle Freigabeprozesse erweitert.
Automatisieren, wo es sinnvoll ist. Kontrollieren, wo es notwendig ist.
Rechnungsworkflows · eigene Regeln · KI-Agent je Gesellschaft · Playbooks · finOps AI · Human in the Loop
Was bedeutet KI & Automatisierung in finception finOps?
finception finOps ist eine Finance- und Buchhaltungsplattform mit KI-gestützter Prozessautomatisierung für wachsende Unternehmen.
Automatisierung bedeutet dabei nicht, einer KI pauschalen Zugriff auf die Buchhaltung zu geben.
Workflows definieren den Prozess.
Jeder Finance-Prozess folgt einem strukturierten Ablauf mit klar definierten Schritten, Übergaben und Entscheidungspunkten.
Regeln bestimmen Prüfungen und Zuständigkeiten.
Unternehmenseigene Vorgaben entscheiden, welcher Weg eingeschlagen wird – nicht die KI allein.
Playbooks beschreiben Aufgaben des KI-Agenten.
Jeder Auftrag an den KI-Agenten ist klar eingegrenzt: Aufgabe, Regeln, erlaubte Werkzeuge und Gesellschaftskontext.
Menschen kontrollieren kritische Schritte.
An definierten Freigabepunkten bleiben Personen und Rollen eingebunden. Verbindliche Buchungen verarbeitet die Accounting Engine.
So können Finance-Prozesse automatisiert werden, ohne ihre fachliche Kontrolle zu verlieren.
Nicht nur einzelne Klicks automatisieren. Prozesse verbinden.
Wiederkehrende Finance-Arbeit reduzieren
Strukturierte Abläufe übernehmen wiederkehrende Schritte, Aufgaben und Übergaben, damit Finance-Teams weniger Zeit mit manueller Koordination verbringen.
Unternehmensregeln abbilden
Nicht jedes Unternehmen verarbeitet Rechnungen oder Freigaben gleich. finOps verbindet Standardprozesse mit eigenen Regeln und gesellschaftsspezifischen Vorgaben.
KI innerhalb eines kontrollierten Rahmens einsetzen
Der KI-Agent arbeitet nicht losgelöst vom Finance-System. Playbooks, Werkzeuge, Berechtigungen und Freigaben definieren, was er innerhalb einer Gesellschaft tun und auf welche Informationen er zugreifen darf.
Automatisierte Rechnungsworkflows – heute bereits in finOps.
Eingangsrechnungen sind der erste vollständig integrierte Workflow-Prozess in finOps. Der Ablauf verbindet Rechnungseingang, KI-Auslesung, Kontierung, gegebenenfalls menschliche Prüfung und die Übergabe in den Buchungsstapel.
Unklare Vorgänge können gezielt in eine Klärung geleitet werden, bevor der Prozess weiterläuft.
Eigene Regeln entscheiden, wann Menschen eingreifen.
Nicht jede Rechnung benötigt denselben Prüfprozess. Deshalb können Unternehmen Standardregeln übernehmen oder eigene Regeln definieren.
Was Regeln steuern können
- Ab welchem Rechnungsbetrag eine zusätzliche Prüfung notwendig ist
- Welche Lieferanten immer geprüft werden sollen
- Wie unterschiedliche Dokumentarten behandelt werden
- Welche Person oder Rolle eine Aufgabe erhält
- Wann ein zusätzlicher Prüfschritt entfallen kann
Human in the Loop
Bei entsprechenden Prozessen unterstützt finOps außerdem das Vier-Augen-Prinzip.
Damit automatisiert der Workflow nicht blind jeden Beleg, sondern folgt den Regeln des jeweiligen Unternehmens.
Standardregeln können übernommen werden. Eigene Regeln können zusätzlich definiert werden. Aufgaben können Personen oder Rollen zugewiesen werden.
Der Workflow-Editor erweitert dieses Prinzip auf weitere Finance-Prozesse.
Der heutige Eingangsrechnungsprozess basiert auf einem standardisierten Workflow mit konfigurierbaren Regeln. Als nächster Schritt wird finOps um einen visuellen Workflow-Editor erweitert – damit Unternehmen Finance-Prozesse künftig aus definierten Schritten, Regeln, Aufgaben, Freigaben und automatisierten Aktionen zusammenstellen können.
START
Aufgabe
KI‑Schritt
Bedingung
Freigabe
ENDE
Ein Workflow definiert den Prozess. Regeln entscheiden über den Weg. Menschen und KI übernehmen die jeweils passenden Aufgaben.
Monats- und Jahresabschluss
Offene Aufgaben strukturiert abarbeiten, Zuständigkeiten verteilen und Abschlussprozesse Schritt für Schritt steuern.
Zahlungsläufe
Zahlungen vorbereiten, Prüf- und Freigabeschritte abbilden und Verantwortlichkeiten definieren.
Individuelle Freigabeprozesse
Finance-Prozesse mit eigenen Regeln für Prüfung und Freigabe gestalten – abhängig von Geschäftsvorfall, Verantwortlichkeit oder Unternehmensprozess.
Weitere wiederkehrende Prozesse
Über dieselbe Workflow-Architektur sollen schrittweise zusätzliche Abläufe automatisierbar werden.
Jede Gesellschaft bekommt ihren eigenen KI-Agenten.
Unternehmen bestehen nicht aus einem einzigen allgemeinen Finance-Kontext. Deshalb besitzt in finOps jede Gesellschaft einen eigenen KI-Agenten.
Gesellschaftskontext
Der Agent arbeitet ausschließlich im Kontext der jeweiligen Gesellschaft und über die Playbooks, die ihm zugeordnet sind.
Kein pauschaler Vollzugriff
Der Agent hält sich an die Rechte des Benutzers, der einen Prozess auslöst. Es gibt keinen automatischen Generalschlüssel zur Buchhaltung.
Individuelle fachliche Vorgaben
Unterschiedliche Gesellschaften innerhalb desselben Mandanten können mit unterschiedlichen fachlichen Vorgaben und KI-Prozessen arbeiten.
Gesellschaft A
Gesellschaft B
Gesellschaft C
…
KI-Agent
- ✔ Eigene Regeln
- ✔ Eigene Playbooks
- ✔ Gesellschaftsspezifischer Kontext
- ✔ Bestehende Berechtigungen
Playbooks
Werkzeuge
Finance-Daten
Workflows
Was ist ein Playbook in finOps?
Ein Playbook beschreibt eine wiederverwendbare Aufgabe für den KI-Agenten. Es verbindet fachliche Anweisungen mit dem Kontext und den Werkzeugen, die der Agent zur Bearbeitung dieser Aufgabe benötigt.
Damit wird aus einer allgemeinen KI ein auf konkrete Finance-Aufgaben ausgerichteter Assistent.
Was ist die Aufgabe?
Welche fachliche Fragestellung oder welcher Prozessschritt soll bearbeitet werden?
Welche Regeln gelten?
Welche zusätzlichen Vorgaben der Gesellschaft muss der Agent berücksichtigen?
Welche Werkzeuge darf der Agent verwenden?
Ein Agent erhält nur die Werkzeuge, die für das jeweilige Playbook vorgesehen sind – kein uneingeschränkter Zugriff.
In welchem Gesellschaftskontext arbeitet er?
Playbooks werden der jeweiligen Gesellschaft zugeordnet und können dort individuell verfeinert werden.
Standard-Playbooks als Ausgangspunkt.
finOps stellt zentrale Playbooks als Vorlagen bereit. Bereits heute werden Playbooks für die KI-gestützte Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die Kontierung und finOps AI eingesetzt.
Eingangsrechnung auslesen
KI-gestützte Erkennung und Verarbeitung von Rechnungsdaten.
Kontierung vorbereiten
Sachkonten, Steuerkennzeichen und Zuordnungen für die Buchung vorschlagen.
finOps AI / Finanzanalyse
Finance-Daten der Gesellschaft in natürlicher Sprache abfragen und auswerten.
13-Wochen-Cashflow-Forecast
Liquiditätsentwicklung auf Basis verfügbarer Finance-Daten analysieren.
Erweiterter Bankabgleich
Banktransaktionen mit offenen Posten analysieren und Zuordnungen vorbereiten.
Agentische Monatsabschluss-Prüfung
Offene Vorgänge erkennen und Aufgaben für den Abschluss vorbereiten.
Playbooks für die eigenen Finance-Prozesse.
Standardvorlagen sind nur der Ausgangspunkt. Gesellschaften können Playbooks bereits mit eigenen fachlichen Anweisungen und Prompts verfeinern und eigene Playbooks anlegen.
Unternehmensregeln beschreiben
Welche Regeln bei einer Aufgabe zu beachten sind und welche Besonderheiten die Gesellschaft hat.
Ergebnis vorgeben
Wie ein Ergebnis vorbereitet werden soll und in welcher Form der Agent liefern soll.
Werkzeuge festlegen
Welche Werkzeuge ein Agent für die Aufgabe verwenden darf – und welche nicht.
Mit dem weiteren Ausbau der Workflow- und Agentenarchitektur sollen eigene Playbooks zunehmend auch individuelle Prozessschritte und Workflows steuern können.
Unternehmensprozess + eigene Regeln + KI-Agent + Playbook + freigegebene Werkzeuge.
finOps AI – Fragen an die eigene Buchhaltung stellen.
KI-Automatisierung bedeutet nicht nur, Prozesse auszuführen. finOps AI macht vorhandene Buchhaltungsdaten direkt abfragbar – in natürlicher Sprache, ohne zuerst einen Bericht aufzubauen.
Was finOps AI heute bereits auswerten kann
- Offene Posten: Forderungen und Verbindlichkeiten einschließlich Fälligkeiten
- Umsatz und Aufwand: nach Kunde, Lieferant, Kostenstelle, Projekt, Sachkonto oder Monat
- Periodenvergleiche: Zeiträume mit Vorperiode oder Vorjahr vergleichen
- Top-Kunden: Umsatzstärkste Kunden einer Gesellschaft analysieren
- Kontoblatt & Summen-/Saldenliste: direkt abrufen und erklären lassen
- Steuerinformationen: Steuerwerte und UStVA-Kontrollbericht untersuchen
finOps AI arbeitet dabei aktuell lesend auf den freigegebenen Finance-Daten.
Von Finance-Fragen zu einem KI-gestützten Controlling.
finOps AI wird schrittweise zu einer umfassenderen Analyse- und Controlling-Schicht ausgebaut. Ziel ist nicht, klassische Reports einfach in einen Chat zu kopieren. Finance-Teams sollen schneller von einer Frage zu den relevanten Daten und anschließend zur Ursache gelangen.
Diagramme direkt aus Finance-Abfragen
Entwicklungen und Abweichungen visuell darstellen – direkt aus natürlichen Abfragen heraus.
Unternehmenskennzahlen
Zentrale KPIs berechnen und im Finance-Kontext der Gesellschaft einordnen.
Weiterführende Controlling-Funktionen
Zusammenhänge zwischen Buchungen, Dimensionen und Kennzahlen verständlich machen.
Tiefere Ursachenanalysen
Schnellere natürliche Abfragen und tiefere Analysen von Abweichungen und Entwicklungen.
Zwei KI-Assistenten. Zwei unterschiedliche Aufgaben.
Nicht jede Frage benötigt Zugriff auf Finanzdaten. Deshalb trennt finOps bewusst zwischen Anwenderhilfe und Finance-Analyse.
KI-gestützte Anwenderhilfe
Greift auf die finOps-Anwenderdokumentation zu. Beantwortet Fragen wie:
- Wo finde ich eine Funktion?
- Wie verarbeite ich einen Eingangsbeleg?
- Wie funktioniert ein bestimmter Prozess in finOps?
Kein Zugriff auf Finanzdaten einer Gesellschaft erforderlich.
finOps AI
Arbeitet innerhalb des berechtigten Finance-Kontexts einer Gesellschaft. Hier können Fragen zu Buchhaltungsdaten, offenen Posten, Auswertungen und weiteren Finance-Themen gestellt werden.
Zugriff erfolgt ausschließlich auf Basis der bestehenden Benutzerrechte.
Softwarefragen und Finance-Fragen bleiben damit bewusst voneinander getrennt.
KI-Agenten bekommen Werkzeuge, keinen Generalschlüssel.
Ein Agent kann nur sinnvoll arbeiten, wenn klar definiert ist, was er tun darf. Deshalb basiert die Agentenarchitektur von finOps auf begrenzten Werkzeugen und bestehenden Berechtigungen.
Nur freigegebene Werkzeuge
Ein Playbook definiert, welche Werkzeuge für eine Aufgabe verwendet werden dürfen.
Gesellschaftskontext
Der Agent arbeitet immer innerhalb der jeweiligen Gesellschaft – nicht gesellschaftsübergreifend.
Benutzerrechte bleiben maßgeblich
Ein KI-Agent erweitert nicht automatisch die Berechtigungen des Benutzers, der einen Vorgang auslöst.
Menschliche Freigaben
Kritische Prozessschritte können bewusst an Personen oder Rollen übergeben werden.
Accounting Engine
Verbindliche Buchungslogik bleibt von der KI getrennt und wird durch definierte Regeln validiert.
KI interpretiert. Workflows orchestrieren. Menschen kontrollieren. Die Accounting Engine validiert.
Von der Workflow-Automatisierung zu Agentic Finance.
Die heutige Automatisierung in finOps beginnt bei klar definierten Prozessen. Rechnungen werden ausgelesen, Kontierungen vorbereitet, Regeln geprüft, Aufgaben zugewiesen und Finance-Daten analysiert.
Mit Workflow-Editor, zusätzlichen Playbooks und neuen Werkzeugen wird diese Architektur schrittweise erweitert.
Agentic Finance entsteht nicht als unkontrollierter Autopilot, sondern als Zusammenspiel aus Automatisierung und professioneller Finance-Kontrolle. Ein Finance-System, in dem wiederkehrende Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern von Workflows und spezialisierten KI-Agenten vorbereitet und bearbeitet werden können – innerhalb definierter Rechte, Regeln und Freigaben.
KI-gestützte Automatisierung für wachsende Finance-Teams.
Je größer ein Unternehmen wird, desto häufiger entstehen Prozesse zwischen den eigentlichen Buchungen.
Eine Rechnung muss geprüft werden.
Eine Aufgabe braucht einen Verantwortlichen.
Ein Abschluss benötigt mehrere Arbeitsschritte.
Eine Zahlung muss freigegeben werden.
Eine Abweichung muss untersucht werden.
Wenn diese Prozesse außerhalb des Finance-Systems über E-Mails, Excel-Listen und persönliche Absprachen laufen, steigt der Koordinationsaufwand mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter und jeder weiteren Gesellschaft.
finOps bringt Regeln, Workflows, KI-Agenten und Finance-Daten deshalb auf einer gemeinsamen Plattform zusammen.
Häufige Fragen zu KI & Automatisierung in finOps
finOps kombiniert strukturierte Workflows und Regeln mit KI-gestützten Aufgaben. Die KI kann beispielsweise Rechnungsdaten erkennen, Kontierungen vorbereiten oder Finance-Daten analysieren. Workflows steuern Aufgaben und Freigaben, während verbindliche Buchungsprozesse über die Accounting Engine verarbeitet werden.
Ja. Für Eingangsrechnungen gibt es einen integrierten Workflow von Eingang und Auslesung über Kontierung und gegebenenfalls Prüfung bis zur Übergabe an den Buchungsstapel. Eigene Regeln können bestimmen, wann eine Prüfung erforderlich ist und welche Person oder Rolle zuständig wird.
Ja. Unternehmen können Standardregeln übernehmen oder eigene Regeln definieren, beispielsweise anhand von Rechnungsbetrag, Lieferant oder Dokumentart sowie zur Zuweisung von Personen oder Rollen.
Ein visueller Workflow-Editor befindet sich im Ausbau. Damit sollen künftig neben Eingangsrechnungen auch weitere Finance-Prozesse mit eigenen Schritten, Regeln und Freigaben gestaltet werden können.
Geplant sind unter anderem weitere Abläufe rund um Monats- und Jahresabschluss, Zahlungsläufe sowie individuelle Finance-Prozesse mit Prüf- oder Freigabeschritten.
Jede Gesellschaft in finOps besitzt einen eigenen KI-Agenten. Dieser arbeitet innerhalb ihres Finance-Kontexts über definierte Playbooks und Werkzeuge und berücksichtigt die bestehenden Benutzerrechte.
Playbooks beschreiben wiederverwendbare Aufgaben eines KI-Agenten. Sie kombinieren fachliche Anweisungen mit den Werkzeugen und dem Kontext, den der Agent für die jeweilige Aufgabe benötigt.
Gesellschaften können Playbooks anlegen und mit eigenen fachlichen Anweisungen und Prompts verfeinern. Die freie Orchestrierung eigener Prozess-Playbooks über weitere Workflows wird schrittweise ausgebaut.
Bereits heute werden Playbooks für Eingangsrechnungs-Auslesung, Kontierung und finOps AI eingesetzt. Weitere Vorlagen wie Cashflow-Forecast, erweiterter Bankabgleich und agentische Monatsabschluss-Prüfung befinden sich im Ausbau.
Ja. finOps AI kann bereits verschiedene Finance-Daten der eigenen Gesellschaft auswerten, beispielsweise offene Posten, Umsatz und Aufwand, Kunden, Kostenstellen, Projekte, Kontoblätter, Summen- und Saldenlisten sowie Steuerinformationen.
Diese Funktionen werden weiter ausgebaut. Geplant sind unter anderem Diagrammerstellung, zusätzliche Unternehmenskennzahlen und weiterführende Controlling-Funktionen direkt aus natürlichen Finance-Abfragen.
Die KI wird in finOps bewusst von der verbindlichen Buchungslogik getrennt. Sie kann Informationen analysieren und Verarbeitungsschritte vorbereiten. Kritische Freigaben bleiben steuerbar und verbindliche Buchungen werden durch die Accounting Engine verarbeitet.
Finance-Prozesse nicht nur digitalisieren. Intelligent orchestrieren.
finception finOps verbindet Buchhaltung mit Workflows, Regeln, KI-Agenten und gesellschaftsspezifischen Playbooks.
Heute bereits für Rechnungsverarbeitung und Finance-Analysen. Schrittweise auch für weitere wiederkehrende Finance-Prozesse.
Zeigen Sie uns gerne einen Finance-Prozess, der heute noch über Excel, E-Mail oder manuelle Abstimmungen gesteuert wird.
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