Von der Rechnung bis zur offenen Forderung – ohne Systembruch.
finception finOps verbindet Rechnungserstellung, E-Rechnung, Versand und Finanzbuchhaltung in einem durchgängigen Finance-Prozess.
Beim Ausstellen entstehen gleichzeitig die zugehörige Journalbuchung und der offene Posten in der Finanzbuchhaltung. ZUGFeRD und XRechnung lassen sich direkt aus den strukturierten Rechnungsdaten erzeugen. Wiederkehrende Rechnungen können über periodische Rechnungsprofile automatisiert werden.
Rechnungen · Gutschriften · ZUGFeRD · XRechnung · E-Mail-Versand · Periodische Rechnungen · Offene Posten · Finanzbuchhaltung
Was sind Ausgangsrechnungen in finception finOps?
finception finOps ist eine Finance- und Buchhaltungsplattform, in der Ausgangsrechnungen direkt mit der Finanzbuchhaltung verbunden sind.
Rechnungen werden auf Basis von Kundenstammdaten, Artikeln, Steuerkennzeichen und Erlöskonten erstellt. Nach der fachlichen Kontrolle wird die Rechnung ausgestellt und gebucht. Dabei entstehen Journalbuchung und Forderung beziehungsweise offener Posten direkt aus demselben Geschäftsvorfall.
Anschließend kann die Rechnung als E-Rechnung erzeugt und an den Kunden versendet werden. Damit müssen Rechnungsstellung und Buchhaltung nicht in getrennten Systemen geführt oder nachträglich miteinander abgeglichen werden.
Rechnungsstellung, Buchhaltung und Forderung gehören zusammen.
Rechnungen strukturiert erstellen
Kunden, Artikel, Preise, Steuerkennzeichen und Erlöskonten bilden die Grundlage für eine konsistente Rechnungserstellung. Positionen können zusätzlich Kostenstellen oder Projekten zugeordnet werden.
Ausstellen und direkt buchen
finOps überführt den Geschäftsvorfall beim Ausstellen gleichzeitig in die Finanzbuchhaltung und erzeugt die zugehörige Journalbuchung und Forderung. Rechnungsstellung und Buchhaltung entstehen nicht unabhängig voneinander.
E-Rechnung direkt aus den Rechnungsdaten
ZUGFeRD oder XRechnung werden aus den bereits vorhandenen strukturierten Rechnungsinformationen erzeugt. Die Daten müssen nicht erneut in ein separates E-Rechnungssystem übertragen werden.
Alles, was professionelle Rechnungsstellung braucht.
Kundenstamm und Artikel
Rechnungen werden auf Basis vorhandener Geschäftspartner und Artikel erstellt. Zahlungsbedingungen, Steuerkennzeichen, Erlöskonten und weitere kundenspezifische Informationen können aus den Stammdaten übernommen werden. Eigene Nummernkreise können pro Gesellschaft eingerichtet werden.
Positionen mit Finance-Kontext
Je Position können Menge, Preis, Rabatt, Steuerkennzeichen und Erlöskonto definiert werden. Kostenstellen und Projekte lassen sich direkt zuordnen. Dadurch stehen diese Informationen ohne zusätzliche Nachbearbeitung für Buchhaltung, Reporting und Controlling zur Verfügung.
Forderung und offener Posten
Aus der gebuchten Rechnung entsteht die Forderung gegenüber dem Kunden. Damit steht die Rechnung unmittelbar für OP-Verwaltung, Bankabgleich und späteren Zahlungsausgleich zur Verfügung – innerhalb derselben Finance-Plattform.
Optionale Freigabe
Unternehmen können eine Freigabe vor der Ausstellung in ihren Prozess integrieren. Je nach Berechtigung und Prozesskonfiguration kann die Rechnung anschließend ausgestellt werden.
Gutschriften und Storno
Ausgestellte Rechnungen werden nicht einfach überschrieben. finOps verwendet einen nachvollziehbaren Gutschrift- und Stornoprozess. Die Gegenbuchung und Auswirkungen auf offene Posten werden innerhalb der Finanzbuchhaltung verarbeitet.
E-Mail-Versand aus finOps
Ausgestellte Rechnungen können direkt aus finOps per E-Mail versendet werden. Empfänger, Betreff und Nachricht können vor dem Versand kontrolliert werden. Der Versandstatus bleibt am Rechnungsbeleg nachvollziehbar.
Von der Rechnung bis zum offenen Posten.
1. Kunde auswählen
Die Rechnung wird einem vorhandenen Geschäftspartner zugeordnet. Zahlungsbedingungen, Rechnungsdaten und weitere kundenspezifische Informationen können aus den Stammdaten übernommen werden.
2. Positionen erfassen
Positionen können über vorhandene Artikel oder frei erfasst werden. Je Position können Menge, Preis, Rabatt, Steuerkennzeichen und Erlöskonto definiert werden. Kostenstellen und Projekte lassen sich direkt zuordnen.
3. Rechnung kontrollieren
Netto-, Steuer- und Bruttowerte werden vor der Ausstellung geprüft. Leistungsdatum, Zahlungsziel, Bestellreferenz und weitere Rechnungsinformationen können ergänzt werden.
4. Optional freigeben
Unternehmen können eine Freigabe vor der Ausstellung in ihren Prozess integrieren. Je nach Berechtigung und Prozesskonfiguration kann die Rechnung anschließend ausgestellt werden.
5. Ausstellen & buchen
Mit der Ausstellung wird die Rechnung verbindlich. finOps erzeugt gleichzeitig die zugehörige Journalbuchung in der Finanzbuchhaltung und die entsprechende Forderung als offenen Posten.
6. E-Rechnung erzeugen
Auf Basis der strukturierten Rechnungsdaten wird das gewählte E-Rechnungsformat erzeugt – ZUGFeRD oder XRechnung. E-Rechnungserzeugung und Buchung sind voneinander unabhängige Schritte.
7. Rechnung versenden
Die ausgestellte Rechnung kann direkt aus finOps per E-Mail versendet werden. Bei E-Rechnungen werden die entsprechenden Rechnungsdateien in den Versandprozess eingebunden. Versand und Versandstatus bleiben nachvollziehbar.
8. Zahlung / OP-Ausgleich
Die Rechnung steht unmittelbar für OP-Verwaltung und Bankabgleich zur Verfügung. Wird die Zahlung einem Bankumsatz zugeordnet, kann der Geschäftsvorfall bis zur ursprünglichen Rechnung nachvollzogen werden.
Rechnung, Journal und offener Posten bleiben verbunden.
Die Rechnung endet in finOps nicht mit dem Versand. Nach der Ausstellung besteht eine direkte Verbindung zwischen allen Bestandteilen des Geschäftsvorfalls.
Wird die Zahlung später einem Bankumsatz zugeordnet, kann der Geschäftsvorfall bis zur ursprünglichen Rechnung nachvollzogen werden. Damit kann der weitere Prozess in Banking und OP-Verwaltung innerhalb derselben Finance-Plattform fortgeführt werden.
E-Rechnung direkt aus finOps.
Eine E-Rechnung ist seit 2025 nicht mehr einfach eine per E-Mail verschickte PDF-Datei. Sie muss strukturierte Daten enthalten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können. finOps unterstützt dafür die in Deutschland etablierten Formate ZUGFeRD und XRechnung.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Der Empfänger kann die Rechnung wie ein klassisches PDF ansehen und gleichzeitig die enthaltenen Rechnungsinformationen maschinell weiterverarbeiten. finOps erzeugt die ZUGFeRD-Datei direkt aus einer ausgestellten Rechnung.
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Sie enthält die Rechnungsdaten maschinenlesbar und benötigt für die Verarbeitung kein zusätzliches PDF. Insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber spielt die XRechnung eine wichtige Rolle. Je nach Empfänger können zusätzliche Angaben wie beispielsweise eine Leitweg-ID erforderlich sein.
finOps nutzt dieselben strukturierten Rechnungsdaten für Rechnungsdokument, E-Rechnung, Buchung, offenen Posten und späteren Zahlungsausgleich. Dadurch entstehen diese Bestandteile nicht unabhängig voneinander.
Welche E-Rechnungsformate sind gesetzlich zulässig?
Eine E-Rechnung muss grundsätzlich ein strukturiertes elektronisches Format verwenden, das die Anforderungen von § 14 UStG erfüllt und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Typische Formate in Deutschland sind:
XRechnung
Strukturierte XML-Rechnung auf Basis der europäischen Norm EN 16931. Ausschließlich maschinenlesbar, ohne notwendige PDF-Darstellung.
ZUGFeRD
Hybrides Format aus PDF und eingebetteten strukturierten XML-Daten. ZUGFeRD erfüllt nach den Hinweisen des Bundesfinanzministeriums ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Anforderungen, mit Ausnahme bestimmter eingeschränkter Profile.
Weitere Formate
Auch andere Formate können zulässig sein, wenn sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die erforderlichen Rechnungsangaben vollständig und korrekt elektronisch extrahiert werden können.
Die wichtigsten E-Rechnungsfristen in Deutschland.
Rechtsstand: März 2026 · Die folgenden Fristen betreffen grundsätzlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen im B2B-Bereich.
Seit 1. Januar 2025
Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein einfaches PDF gilt seit diesem Zeitpunkt nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Bis 31. Dezember 2026
Allgemeine Übergangsregelung: Unternehmen dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Papierrechnungen bleiben in diesem Zeitraum möglich. Andere elektronische Formate wie eine einfache PDF-Rechnung dürfen weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
Bis 31. Dezember 2027
Verlängerte Übergangsregelung für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Auch bestimmte EDI-Verfahren unterliegen noch einer Übergangsregelung bis Ende 2027.
Ab 1. Januar 2028
Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
B2B und B2G sind nicht dasselbe.
Die Übergangsfristen für die neue E-Rechnungspflicht beziehen sich auf den inländischen B2B-Bereich.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten teilweise bereits seit Jahren eigene Vorgaben. Hier ist insbesondere die XRechnung verbreitet.
Welche Anforderungen konkret gelten – etwa hinsichtlich Leitweg-ID, Pflichtfeldern oder Übertragungswegen – hängt vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber ab.
B2B
Inländische Unternehmen untereinander. Neue E-Rechnungspflicht mit gestaffelten Übergangsregelungen bis 2028.
B2G
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. XRechnung ist hier besonders relevant. Anforderungen variieren je nach Auftraggeber.
Rechnungen mit Finance-Dimensionen statt nur PDF-Positionen.
Eine Rechnung enthält in finOps nicht nur Text und Betrag. Positionen können direkt mit dem Finance-Kontext verbunden werden.
Erlöskonten
Jede relevante Position kann dem passenden Erlöskonto zugeordnet werden.
Steuerkennzeichen
Steuerliche Behandlung wird über die vorgesehenen Steuerkennzeichen gesteuert.
Kostenstellen
Erlöse können direkt der relevanten Kostenstelle zugeordnet werden.
Projekte
Projektbezogene Umsätze können bereits bei der Rechnungsstellung strukturiert erfasst werden.
Periodische Rechnungen für wiederkehrende Umsätze.
Nicht jede Rechnung sollte jeden Monat erneut manuell angelegt werden. finOps unterstützt deshalb periodische Rechnungsprofile für wiederkehrende Leistungen.
Für ein Profil können unter anderem Kunde, Rhythmus, Startdatum, optionales Ende, Positionen und Zahlungsbedingungen hinterlegt werden. Vorschau und Laufhistorie bleiben nachvollziehbar.
Je nach Konfiguration kann finOps daraus nur einen Rechnungsentwurf erzeugen oder die Rechnung erstellen, buchen und versenden.
Beispielsweise für: monatliche Serviceverträge · Wartungsleistungen · wiederkehrende Projektpauschalen · Abonnements
Gutschriften und Stornos bleiben mit dem Ursprung verbunden.
Ausgestellte Rechnungen werden nicht einfach überschrieben oder gelöscht. finOps verwendet für Korrekturen einen nachvollziehbaren Gutschrift- beziehungsweise Stornoprozess.
Bei der Stornierung einer gebuchten Ausgangsrechnung kann eine entsprechende Gutschrift erzeugt und mit der ursprünglichen Rechnung verbunden werden. Die Gegenbuchung und Auswirkungen auf offene Posten werden innerhalb der Finanzbuchhaltung verarbeitet.
Damit bleibt nachvollziehbar: welche Rechnung ursprünglich ausgestellt wurde, warum sie korrigiert wurde und welcher Folgebeleg daraus entstanden ist.
Standardisierte Artikel beschleunigen die Rechnungsstellung.
Wiederkehrende Leistungen und Produkte können im Artikelstamm gepflegt werden. Dadurch lassen sich Informationen wie Bezeichnung, Preis, Steuerkennzeichen und Erlöskonto direkt in neue Rechnungspositionen übernehmen.
Weniger manuelle Eingaben
Stammdaten aus Kunden und Artikeln werden direkt in die Rechnung übernommen. Das reduziert Erfassungsaufwand und Fehlerquellen.
Konsistentere Prozesse
Insbesondere bei mehreren Mitarbeitenden sorgen einheitliche Artikel und Steuerkennzeichen für konsistentere Rechnungsprozesse.
Freie Positionen möglich
Positionen können alternativ auch frei erfasst werden – inklusive Menge, Preis, Rabatt, Steuerkennzeichen und Erlöskonto.
Für wachsende Unternehmen und Finance-Teams.
Mit zunehmendem Rechnungsvolumen reicht eine reine Rechnungsschreibsoftware häufig nicht mehr aus.
Mehrere Mitarbeitende erstellen Rechnungen.
Unterschiedliche Erlös- und Steuerlogiken müssen berücksichtigt werden. Berechtigungen steuern, wer welche Rechnungen ausstellen darf.
Kostenstellen und Projekte werden wichtiger.
Erlöse sollen bereits bei der Rechnungsstellung strukturiert zugeordnet werden – ohne zusätzliche Nachbearbeitung für Reporting und Controlling.
Wiederkehrende Rechnungen sollen automatisiert werden.
Periodische Rechnungsprofile übernehmen die Erstellung, Buchung und den Versand wiederkehrender Leistungen in definierten Intervallen.
Finance muss wissen, welche Forderungen offen sind.
finOps verbindet Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung auf einer gemeinsamen Datenbasis – von der Rechnung bis zum Zahlungsausgleich.
Häufige Fragen zu Ausgangsrechnungen und E-Rechnung
Ja. finOps unterstützt die Erstellung von Ausgangsrechnungen auf Basis von Kundenstammdaten, Artikeln, Steuerkennzeichen und Erlöskonten. Positionen können zusätzlich Kostenstellen und Projekten zugeordnet werden. Eigene Nummernkreise können pro Gesellschaft eingerichtet werden.
Ja. finOps kann Ausgangsrechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen. Die E-Rechnungsdateien werden direkt aus den strukturierten Rechnungsdaten erstellt und können in den E-Mail-Versand eingebunden werden.
Eine einfache PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 im Sinne der neuen gesetzlichen Definition nicht mehr als E-Rechnung. Eine E-Rechnung benötigt strukturierte elektronische Rechnungsdaten. Ein hybrides Format wie ZUGFeRD kann sowohl eine PDF-Darstellung als auch die notwendigen strukturierten XML-Daten enthalten.
ZUGFeRD verbindet eine PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Die XRechnung ist dagegen grundsätzlich eine strukturierte XML-Rechnung ohne notwendige zusätzliche PDF-Darstellung. Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsregelung grundsätzlich bis Ende 2027. Ab 2028 ist bei inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E-Rechnung erforderlich, soweit keine Ausnahme greift.
finOps unterstützt XRechnung und entsprechende Angaben für den E-Rechnungsprozess. Welche zusätzlichen Anforderungen, Pflichtfelder oder Übertragungswege gelten, hängt vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber ab.
Beim Ausstellen einer Rechnung wird der Geschäftsvorfall in finOps in die Finanzbuchhaltung übernommen. Dabei entstehen die Journalbuchung und die entsprechende Forderung beziehungsweise der offene Posten. E-Rechnungserzeugung und Versand sind separate, unabhängige Schritte nach der Ausstellung.
Ja. Über periodische Rechnungsprofile können wiederkehrende Leistungen in definierten Intervallen abgerechnet werden. Für ein Profil können Kunde, Rhythmus, Startdatum, optionales Ende, Positionen und Zahlungsbedingungen hinterlegt werden. Je nach Konfiguration können Entwürfe erzeugt oder Rechnungen erstellt, gebucht und versendet werden. Vorschau und Laufhistorie bleiben nachvollziehbar.
Ja. finOps unterstützt Ausgangsgutschriften und nachvollziehbare Korrekturprozesse für bereits ausgestellte Rechnungen. Die Gutschrift bleibt mit der ursprünglichen Rechnung verbunden. Gegenbuchung und Auswirkungen auf offene Posten werden innerhalb der Finanzbuchhaltung verarbeitet.
Ja. Ausgestellte Rechnungen können über einen eingerichteten E-Mail-Absender der Gesellschaft direkt aus finOps versendet werden. Empfänger, Betreff und Nachricht können vor dem Versand kontrolliert werden. Der Versandstatus bleibt am Rechnungsbeleg nachvollziehbar.
Ausgangsrechnungen nicht nur erstellen. Direkt weiterverarbeiten.
finception finOps verbindet Rechnungserstellung, E-Rechnung, Versand, Finanzbuchhaltung und offene Forderungen in einem durchgängigen Finance-Prozess.
Damit endet die Rechnung nicht beim PDF. Sie wird zum strukturierten Geschäftsvorfall innerhalb Ihrer Buchhaltung – von der Rechnung bis zur Zahlung, in einem Finance-System.
Zeigen Sie uns gerne Ihren heutigen Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Buchhaltung und zum Forderungsausgleich.
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