Mit finception finOps verarbeiten und bewahren unsere Kunden Eingangsbelege nach nachvollziehbaren, kontrollierten und GoBD-konformen Verfahren auf. Diese Dokumentation beschreibt den Ablauf, die eingesetzten Schutzmaßnahmen und die Aufgaben unserer Kunden.

Die in dieser Dokumentation beschriebenen Verfahren für das Modul Eingangsbelege erfüllen die GoBD-Anforderungen bei bestimmungsgemäßer Nutzung und Einhaltung der beschriebenen Kundenpflichten. Unsere Beurteilung umfasst die technischen Schutzmaßnahmen und die betrieblichen Verfahren einschließlich der geprüften Wiederherstellung und des vollständigen Datenexports. Sie bezieht sich auf den genannten Produktstand und Geltungsbereich.

Der Eingang über E-Mail wird mit den zugehörigen Anhängen protokolliert. Der konfigurierte E-Mail-Empfang verwendet eine Signaturprüfung und Absenderregeln. Kunden müssen die Einrichtung ihrer Postfächer und erlaubten Absender so pflegen, dass relevante Rechnungen tatsächlich eingehen. Fehlgeschlagene oder zurückgewiesene Eingänge sind zu bearbeiten.

Originaldateien werden in einem privaten Dokumentenspeicher abgelegt. Beim regulären Upload ist das Überschreiben einer bereits unter demselben Speicherpfad vorhandenen Datei ausgeschlossen. Eine SHA-256-Prüfsumme wird registriert; vor der Stapelübergabe wird der tatsächliche Dateiinhalt serverseitig überprüft.

Eine reine XML-Rechnung bleibt als XML erhalten. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung wird das Original-PDF einschließlich des eingebetteten XML aufbewahrt. Die ausgelesenen Daten und eine Bildschirmvorschau ersetzen die Originaldatei nicht. Weitere steuerlich relevante Anlagen und Inhalte müssen ebenfalls erhalten bleiben; Kunden prüfen hierzu auch den Inhalt der eingehenden E-Mail und zusätzlicher Anhänge.

Unterstützte XML- und ZUGFeRD-Rechnungen werden anhand ihrer strukturierten Daten verarbeitet. Die Extraktion ist von einer fachlichen oder formalen Rechnungsprüfung zu unterscheiden. Erfolgreiches Auslesen bestätigt beispielsweise noch nicht die steuerliche Richtigkeit der Rechnung.

Bei KI-gestützter Verarbeitung sind Datenauslesung und Kontierungsvorschläge getrennt. Die Kontierungsunterstützung schlägt Konten auf Basis der erfassten Daten und des verfügbaren Kontenplans vor. Die zuständige Person prüft die Angaben gegen das Original, insbesondere Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuer, Leistungsbezug und Kontierung.

Die Dublettenprüfung berücksichtigt identische Dateiinhalte sowie ausgewählte Rechnungsmerkmale. Hinweise sind zu prüfen; ein ausbleibender Hinweis garantiert nicht, dass kein doppelter Geschäftsvorfall vorliegt.

Freigaben richten sich nach dem eingerichteten Workflow. Das Vier-Augen-Prinzip gilt für entsprechend konfigurierte Prüfschritte. Die Rechnungsprüferrolle ist auf zugewiesene Belege ausgerichtet und eröffnet keinen allgemeinen Zugriff auf Journal und Unternehmensauswertungen. Statuswechsel werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert.

Die Übergabe erfolgt in wiederverwendbare laufende Monatsstapel. Neue manuelle Buchungen sind in Eingangsbelegstapeln gesperrt; sie werden in dafür vorgesehenen manuellen Stapeln erfasst. Damit bleibt die Herkunft der aus Eingangsbelegen übernommenen Buchungen erkennbar.

Erst das Buchen des Stapels erzeugt festgeschriebene Journalbuchungen und die zugehörigen Auswirkungen auf offene Posten. Der Kunde stellt eine zeitgerechte Bearbeitung und Buchung sicher; ein Monatsstapel ist keine Erlaubnis, Vorgänge unbegrenzt ungebucht zu lassen.

Beleg, vorbereitete Buchung, Journal und offener Posten sind über Referenzen verbunden. So lässt sich vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zum Beleg zurückverfolgen. Zahlungen werden den betreffenden offenen Posten zugeordnet. Fachliche Abstimmungen bleiben Aufgabe der Buchhaltung.

Festgeschriebene Buchungen werden über nachvollziehbare Korrektur- beziehungsweise Stornoverfahren berichtigt. Eine Korrektur darf die ursprüngliche Buchung nicht unkenntlich machen.

Für verbuchte und anderweitig geschützte Belege bestehen Löschsperren im regulären Anwendungsverfahren. Fehlerhafte oder sachlich abgelehnte Belege können über den Status „Ungültig" ausgesteuert werden. Dabei bleiben Originalbeleg und Verarbeitungshistorie erhalten.

Die Löschung bestimmter unverbuchter Vorgänge ist ein auf den Inhaber beschränkter, protokollierter Ausnahmeweg für den absoluten Notfall. Vorrang hat das Aussteuern als „Ungültig". Auch im Ausnahmefall ist vor einer Löschung zu prüfen, ob Aufbewahrungspflichten bestehen; eine bestehende Aufbewahrungspflicht wird durch die technische Löschmöglichkeit nicht aufgehoben.

Die gesetzliche Aufbewahrung richtet sich nach der Unterlagenart: Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, Bücher und bestimmte Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Fristbeginn, Sonderregelungen und mögliche Verlängerungen sind zu berücksichtigen. Daraus folgt keine pauschale Löschung nach acht Jahren.

Wir bewahren Eingangsbelege mindestens zehn Jahre auf. Maßgeblich sind der gesetzliche Fristbeginn und gegebenenfalls längere Aufbewahrungspflichten. Eine Löschung oder Entfernung nach Ablauf der maßgeblichen Frist erfolgt ausschließlich nach Abstimmung mit dem Kunden und entsprechend seiner Entscheidung. Es erfolgt keine automatische Löschung allein wegen Fristablaufs oder Vertragsendes. Fortbestehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten haben Vorrang vor einem Löschwunsch.

Die produktive Datenbank und der Originalbelegspeicher liegen in Irland innerhalb der Europäischen Union. Die elektronische Führung und Aufbewahrung in einem anderen EU-Mitgliedstaat ist nach § 146 Abs. 2a AO zulässig, sofern der vorgeschriebene steuerliche Datenzugriff vollständig möglich bleibt. Weitere Anforderungen, insbesondere aus dem Datenschutzrecht, bleiben gesondert zu erfüllen.

Datenbank und Dokumente werden täglich gesichert. Die Backups werden 14 Tage aufbewahrt. Zusätzlich erstellen wir ein verschlüsseltes Backup der Daten und speichern es im finception-Rechenzentrum in der Wodanio-Cloud in Würzburg. Die 14-tägige Backup-Aufbewahrung und die mindestens zehnjährige Belegaufbewahrung erfüllen unterschiedliche Zwecke: Backups dienen der Wiederherstellung, die langfristige Belegaufbewahrung erhält die steuerlich relevanten Originale.

Kunden können Backups nicht selbst wiederherstellen. Wiederherstellungen werden durch unseren Betrieb durchgeführt und bei Bedarf mit dem Kunden abgestimmt. Der Dokumentendownload ist davon unabhängig und steht berechtigten Kunden selbst zur Verfügung.

Für die Weiterverarbeitung stehen DATEV-EXTF-Exporte und berechtigungsgesteuerte Schnittstellen zur Verfügung. Buchungsdaten, Originaldateien und Verarbeitungshistorien haben unterschiedliche Inhalte und müssen bei einer Datenübernahme gemeinsam berücksichtigt werden.

Über die Download-Funktion können berechtigte Kunden sämtliche Dokumente einer Gesellschaft aus dem gesamten zugehörigen Dokumentenspeicher herunterladen. Der Download kann beliebig oft ausgeführt werden. Er umfasst die zum jeweiligen Downloadzeitpunkt gespeicherten Dateien. Der vollständige Dokumentendownload ist eine Funktion zur Datenmitnahme; die Wiederherstellung betrieblicher Backups bleibt unserem Betrieb vorbehalten.

Ein DATEV-Buchungsstapel allein ist kein Nachweis eines vollständigen steuerlichen Prüfungsdatenexports. Die Rechnungsnummer in einem Belegfeld ersetzt weder die Originaldatei noch eine dauerhaft auflösbare Verknüpfung. Ein vollständiger Export muss auch erforderliche Stammdaten, Schlüssel, Beziehungen und Verfahrensinformationen berücksichtigen.

Der unmittelbare Zugriff erfolgt über passend eingerichtete Leseberechtigungen. Beim mittelbaren Zugriff werden Daten nach den Vorgaben der Finanzverwaltung ausgewertet. Bei einer Datenübertragung sind maschinell auswertbare Daten samt erforderlichen Erläuterungen bereitzustellen. PDF-Berichte allein ersetzen diese Möglichkeiten nicht.

Der vollständige Beispielexport einschließlich Originaldateien und erforderlicher Beziehungen wurde geprüft und bestätigt. Vor Vertragsende stimmen Kunde und finception die Datenübernahme und den Fortbestand der Aufbewahrung ab. Die mindestens zehnjährige Aufbewahrung und die Entscheidung des Kunden über eine spätere Löschung bleiben dabei maßgeblich; gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind einzuhalten.

Die beschriebenen Verfahren des Moduls Eingangsbelege erfüllen bei bestimmungsgemäßer Nutzung die nachfolgenden GoBD-Anforderungen. Die Tabelle erläutert unsere Umsetzung und die dafür maßgebliche Begründung. Die Konformitätsaussage erfolgt durch finception als Hersteller und Betreiber; ein unabhängiges Wirtschaftsprüfer-Testat liegt derzeit nicht vor.