Dokumentenprozesse und e-Rechnung
Ganzheitliche digitale Verarbeitung von Dokumenten
Belege
Digitalisieren
Dokumente und (E)-Rechnungen werden automatisch ausgelesen, digitalisiert und revisionssicher abgelegt
Überblick
behalten
Alle Rechnungsvorgänge sind übersichtlich dargestellt und können nach Eigenschaften gefiltert und sortiert werdent
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung
Stammdaten werden aus der Fibu synchronisiert, Belege werden elektronisch zur Verbuchung per CSV oder API übergeben
Automatischer Workflow
Rechnungen folgen einem vordefinierten Prozess, der nach eigenen Anforderungen gestaltet und implementiert wird
Unser ANgebot für den Einstieg in die digitale Dokumentenverarbeitung
Wähle dein Starter-Set zum Einstieg in die Welt der digitalen Dokumentenprozesse
documentsAb 30€ pro Monat
Einmalige Einrichtungsgebühr nach Aufwand (ca. 6 Stunden)
- Wir richten die Cloud-Umgebung für Ihren Mandanten ein
- Wir erstellen beliebig viele Dokumentenarten nach Anforderung
- Wir erstellen eine sinnvolle Aktenstruktur für die Dokumente
- Wir geben Ihnen eine Einführung in die Software
1 Monat kostenfrei testen, danach ab 30€ / Monat
- X-Rechnung, ZUGFeRD und Dokumente rechtssicher verarbeiten
- E-Mail-Import von Dokumenten
- Dokumente mit Externen teilen
- Archivierung in einer Aktenstruktur nach GoBD
- Inkl. Wartung und Support
Documents & Rechnungsworkflowab 150€ pro Monat
Einmalige Einrichtungsgebühr nach Aufwand (ca. 2 Tage)
- Einrichtung eines oder mehrerer Mandanten in der Cloud
- Import unseres Standardworkflows und Anpassung an Ihre Anforderungen
- Einrichten der Anwendungsuser und Berechtigungen
- Anschließender Schulungsworkshop
1 Monat kostenfrei testen, danach ab 150€ / Monat
- Komplett digitaler Rechnungsprüfungsprozess mit Workflow
- Verarbeitung von E-Mails, PDFs, X-Rechnung und ZUGFeRD
- Automatische Belegerkennung mit KI und OCR
- Stammdatenschnittstelle und Buchungsübergabe zu profin
- inkl. Wartung, Support und aller Funktionen aus documents
Umsatzsteigerung durch Digitalisierung
35%
29%
Usecase 1: Rechnungsprüfung digitalisieren
Rechnungen digital verarbeiten
Erlebe, wie dein Rechnungswesen eine neue Ära der Effizienz und Transparenz betritt. Diese fortschrittliche Softwarelösung verwandelt die Herausforderungen des Eingangsrechnungsmanagements in mühelose Prozesse. Verabschiede dich von der Frustration, die durch fehlende Übersichten über aktuelle Eingangsrechnungen und den damit verbundenen Arbeitsaufwand entsteht. Unsere Software schafft Klarheit und Ordnung, indem es Ihnen eine vollständige und jederzeit zugängliche Übersicht Ihrer Finanzdokumente bietet.
Deine Benefits
- Stammdatenschnittstelle zu Profin
- Buchungsübergabe an Profin
- Automatische Beleg- und Volltexterkennung
- Prüfungsworkflow ab Auslieferung integriert
- Verknüpfung mit Lieferscheinen und weiteren Anhängen
- Revisionssicheres und digitales Archiv
- Kontaktpunkte mit deinen Lieferanten
- Belege empfangen per Scan, E-Mail oder Drag&Drop
Digitales Archiv
Workflow Designer
Belegerkennung
Arbeiten wie auf Papier
Berechtigungskonzept
Prozessdokumentation
Usecase 2: Verträge digital verwalten
Vertragsmanagement in der Cloud
Von der digitalen Vertragserfassung über die zuverlässige Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung aller Vertragsdokumente: Mit der digitalen Vertragsverwaltung behältst du zu jedem Zeitpunkt die volle Übersicht und Kontrolle über alle Vertragsdokumente in deinem Unternehmen.
In der digitalen Vertragsakte werden nicht nur Verträge, sondern auch sämtliche vertragsrelevanten Informationen, wie Korrespondenzen, Notizen, E-Mailanhänge und vieles mehr gespeichert. So entsteht eine lückenlose Vertragshistorie.
Deine Benefits
- Stammdatenschnittstelle zu Profin
- Fristenmanagement
- Digitale Vertragsakte
- Workflow ab Auslieferung
- User-Berechtigungskonzept
- Integration für digitale Signatur möglich
Kommunikationspunkte vereinfachen die Informationsweitergabe
Die Kommunikation mit Lieferanten kann einfach und unkompliziert – oder schwierig und nervenaufreibend sein. Bei Letzterem kostet es dich nicht nur viel Energie und Zeit, sondern auch Geld. Denn bei Rückfragen oder Klärung eines Sachverhalts kann sich der Zahlungsvorgang verzögern. Das Resultat: Die erste Mahnung liegt schnell auf dem Tisch. Kommt dies nicht nur bei einem, sondern regelmäßig bei mehreren Lieferanten vor, wird auch die Verwaltung und Kontrolle dieser Rechnungen zur echten Herkules-Aufgabe.
Wir geben deinem Team Tools an die Hand, mit denen ihr nicht nur stressfrei und unkompliziert Kontakt mit euren Lieferanten aufnehmen könnt, sondern ebenfalls interne Sachverhalte schnell und einfach abklärt. Die verschiedenen Kommunikationspunkte in der Software erstellen sind schnell und einfach auszuführen. Beispielsweise kannst du einen Zugriffslink für Externe Personen generieren und diesen per E-Mail weiterleiten.
Gelebte Digitalisierung
Arbeiten auf Papier ist gängige Praxis, aber längst nicht mehr zeitgemäß. Immerhin kann jeder Bearbeitungsschritt auf Papier in finception invoice digital erfolgen – sei es das Aufdrucken eines Stempels, die Kontrolle von Positionen oder das Ankleben einer Haftnotiz.
Das digitale Arbeiten bringt noch weitere Vorteile mit sich: Das Suchen nach Belegen wird um ein Vielfaches vereinfacht. Diverse Filter und unsere Volltextsuche helfen Dir dabei einen Beleg in Sekundenschnelle zu finden. Des Weiteren ist jeder ausgeführte Prozessschritt in der Nachverfolgung des Beleges erkennbar. So ist jederzeit nachvollziehbar, WER einen Beleg WANN und WIE bearbeitet hat. Auf physischer Ebene unvorstellbar.
Digital prüfen mit nützlichen Tools
- Zugriff von überall dank Cloud-Technologie
- Revisionssicheres Archiv inkl. Dokumentenversionierung
- Dokumente teilen mit Liefranten für Rückfragen
- Stempel und Notizen auf die Rechnung aufbringen
- Volltextsuche in Dokumenten und Akten
- Weitere Dokumente an die Rechnung anhängen
- Hinweistext für nächsten Bearbeiter hinterlegen
- Textstellen mit Textmarker hervorheben
- Aufgabe an vorherigen Bearbeiter zurückgeben
- Zusätzliche Seiten erstellen
- 4-, 6,- oder 8-Augen Prinzip automatisch einleiten
- Elektronische Buchungsübergabe an Fibu- oder ERP-System
- Lokaler Dokumentenexport jederzeit möglich
